Det är inte du, det är din kompetens

Coronavirusets intåg har tagit hela världen med storm och stödpaket och krishantering är ämnen på allas läppar. Många branscher drabbas hårt och de som kämpar för överlevnad behöver ofta göra mer än att permittera och hoppas att det vänder. I vårt yrke har vi snappat upp en trend bland de bolag som tvingas att omorganisera och varsla medarbetare, de har kompetens-skelett i sina garderober.

Kompetensutveckling, kontinuerlig uppföljning och feedback är välkända begrepp för de flesta, men hur jobbar ni verkligen med dem i din organisation? Hur säkerställer du som ledare att dina medarbetare har den kompetens som krävs för att utföra sitt arbete ordentligt? Hur vet du att dina anställda levererar i sina roller? Och hur hanterar du en situation när förväntad kvalitet inte uppnås? 

Om ditt bolag tvingas till nedskärningar i personalstyrkan för att överleva behöver du enligt lag förhålla dig till turordningslistan som styr i vilken ordning dina medarbetare ska sägas upp.
Det är i detta skedet som många bolag får en uppenbarelse, vissa personer som varit med “länge” har mindre kompetens och kvalifikationer än de som tillkommit längs vägen, men enligt turordningslistan är det dem som behåller sina tjänster. 

Hur kan du som ledare agera proaktivt för att inte hamna i ett läge där du tvingas att göra dig av med dina bästa medarbetare?  

Var tydlig från början
Det är ditt ansvar som ledare att formulera och förmedla verksamhetens mål och med det också tydliggöra förväntningar och krav. Detta är inte en one time thing utan något som skall arbetas med aktivt i takt med att verksamheten utvecklas.
När du sätter nya mål är det inte ovanligt att kompetenskraven hos dina medarbetare förändras och då är det viktigt att agera och utbilda!

Följ upp med dina medarbetare
Det räcker inte med det årliga medarbetarsamtalet för att sätta dig in i dina anställdas situation och utveckling på jobbet. Genom att följa upp regelbundet med dina anställda får du en bättre insikt i deras prestation, utmaningar och styrkor, och kan tillsammans med kollegan göra förändringar för att möta både individens och organisationens mål.

Feedback
Konstruktiv feedback är avgörande för de anställdas fortsatta utveckling. Feedback tydliggör förväntningarna, hjälper människor att lära av sina misstag och bygger förtroende. Positiv feedback är lätt – det är inte svårt att hitta rätt ord för att berätta för någon att de har gjort ett bra jobb, eller gratulera dem för att de uppnått ett säljmål.
Att ge negativ feedback är däremot inte så lätt. Det ligger i människans natur att skjuta upp svåra konversationer och försöka linda in kritiken. Problemet med att göra detta är dock att problemet inte tas upp alls och istället förvärras, så småningom har du ett betydligt större problem i dina händer.

Ta samtalet tidigt, ju förr desto bättre
Som nämnt ovan kan det ta emot att sitta ned med en medarbetare som inte lever upp till förväntningar eller utvecklas i den takt som önskas. Men om du vågar göra detta i ett tidigt skede finns det stora möjligheter att reda ut saker innan de hinner blåsa upp ordentligt.
Några bra punkter att tänka på när det gäller denna typ av samtal:

  • Agera direkt; ryck av plåstret och ta samtalet istället för att skjuta upp det och hoppas att det löser sig själv, det är bäst för alla parter. 
  • Välj rätt plats för samtalet; det är inte en kanonidé att ta detta samtal i ett öppet kontorslandskap eller på språng. Boka in en tid och välj ett rum där ni kan prata enskilt i lugn och ro.
  • Var tydlig och specifik; nu är inte tiden för att linda in saker, lyft problemet och förklara vad som är fel och varför det är viktigt. 
  • Undvik negativa och beskyllande fraser; var noga med att inte säga saker som “du är dålig på” eller “du kan inte”, ha istället ett positivt språk och ta reda på de underliggande orsakerna till problemet. Visa att du bryr dig, det är din uppgift som ledare att ge dina medarbetare rätt verktyg att utföra sitt arbete, kom ihåg det.

Bli inte skrämd av att det har en prislapp, det har kompetensbrist också
What if we train them and they leave? What if we don’t and they stay?” är ett välkänt citat som syftar till just detta. Absolut, kompetensutveckling har ett pris, antingen i tid eller pengar, men avsaknaden av kompetensutveckling kan ha en betydligt större prislapp i det långa loppet.
Jag menar inte att du ska öppna upp hästhandlarplånboken och boka in alla anställda på kurser och utbildningsprogram ”för saken skull”, att lära sig nya saker och boosta sin kunskap måste inte alls kosta särskilt mycket. Intern kunskapsdelning i form av workshops, jobbskuggning eller teamövningar är också utvecklande på flera plan.

Riskerna med att inte kompetensutveckla personalen kan vara ineffektivitet, förlorad tid och pengar på grund av misstag som tar tid och resurser att rätta till, lågt produktionsvärde, förlorade kunder och i allmänhet missnöjda anställda.
Kom ihåg att det är din uppgift som ledare att se till att dina medarbetare har rätt förutsättningar och verktyg att utföra sitt arbete, därför borde det vara av högsta prioritet att främja kompetensutveckling på ett sätt som passar i ditt bolag.