Vad gör remote-organisationer för att uppnå hög produktivitet?

Remote

Nu är många svenska företag inne på sin tredje vecka med akut hemarbete för att hålla lågan brinnande i dessa ytterst speciella tider. Jag tyckte därför att det vore lämpligt att djupdyka i vad det ställer för krav på organisationen av att sitta remote och garantera fortsatt hög produktivitet. Vad är det egentligen som gör att ledare blir oroliga när medarbetarna jobbar hemifrån? Vad gör remote företagen annorlunda? Hur strukturerar de sina processer för att lyckas nå en hög produktivitet och skarpare leverans trots att ingen medarbetare träffas fysiskt annat än vid kick-offer? Varför har de ens kick-offer eftersom de aldrig jobbar ihop? Intressanta frågeställningar som jag ämnar ge svar på!

Det är stora skillnader mellan att låta en enskild medarbetare jobba hemifrån ibland till att utmärka din organisation som ett “remote team”. Många företag erbjöd sina anställda möjligheten att tillfälligt arbeta hemifrån innan Corona – i syfte att underlätta för sina medarbetare med det komplicerade livspusslet. Men många ledare kände ofta att produktiviteten sviktar när medarbetarna inte finns fysiskt på plats på kontoret. Varför blir det så? Varför får ledarna en känsla av dålig produktivitet vid tillfälligt distansarbete medans många medarbetare känner tvärtom att deras egen produktivitet ökar men att de har svårt att hänga med i det som händer på kontoret.  Många medarbetare är vana vid att inställa sig vid en kontorsmiljö bestående av ergonomiska skrivbord och stolar och väl (oftast) fungerande internetuppkoppling. Men hemma kan det se helt annorlunda ut, de saknas oftast ett dedikerat “kontor”, stabil internetuppkoppling och ergonomisk stol. Kontentan av detta blir att arbeta hemifrån är en stor avvikelse från deras normala arbetsrutin vilket inte ger de ultimata förutsättningarna för topp-produktivitet. Medarbetarna kommer också missa de informella möten och beslut som sker IRL på kontoret. Utan bra tekniska hjälpmedel implementerat kommer det att försvåra för medarbetarna att vara med på möten via video. 

Med dessa förutsättningar att jobba hemifrån så kommer även den mest seniora medarbetare få svårt att få sina tankar och idéer hörda till resten av bolaget och produktiviteten sänks för alla – och den distansarbetande medarbetaren blir en egen produktiv silo som ingen har insyn till. Då är det inte så konstigt att många ledare känner en olustig känsla i kroppen varje gång en medarbetare nämner på stand -up “bara så ni vet jag är hemma imorgon för bla.bla”

Denna typ av problem som vi nämnde ovan har du säkert redan nu stött på när ni alla fick ställa om över en natt i hur ni jobbar. Här är det viktigt att inte gå tillbaka till gamla mönster och vanor utan istället våga omfamna att ni nu alla sitter remote och det kommer kräva ett förändrat arbetssätt och beteende hos er alla, ledare som medarbetare. Det är full förståeligt att bli rädd och börja misstro sina medarbetare. Eftersom det är lätt att anta att en medarbetare som jobbar hemma bara sitter i mjukisbyxor och sträcktittar på Netflix medan hen sporadiskt läser eposten. För om du inte kan se personen hur kan du då verkligen veta att hen faktiskt jobbar?!

Men de finns ju flera som lyckats skapa framgångsrika och produktiva företag med medarbetare på distans innan corona utbrottet. För att de var helt enkelt tvungna till det av anledningar som svårt att rekrytera rätt talang inom orten och dyra lokalkostnader.  

Vad särskiljer produktiva remote organisationer arbetssätt från oss andra?

I min kartläggning bland bolagen vars medarbetare jobbar helt remote (det finns inget gemensamt kontor) och har jag sett följande gemensamma faktorer som nyckeln till att uppnå hög produktivitet.

Precis som på ett gemensamt kontor så behövs det guidelines på hur vi beter oss för att samarbetet ska fungera optimalt. Exempel på guidelines kan vara att boka konferensrum innan ditt möte, att det är allas ansvar att plocka ur diskmaskinen, inte prata i telefon i det öppna landskapet (host säljaren) eller att vi inte spelar pingis med hejarop på högsta volym (host scrumteamet som precis avslutat retrospective och vill fira lite) etc.

På samma sätt har de produktiva remote företagen sina guidelines på vad du förväntas göra för att kunna jobba produktivt remote tillsammans med övriga i organisationen. Här kommer några praktiska grundläggande riktlinjer på vad du kan göra för att förbättra produktiviteten:

  • Implementera ett chattprogram som har stöd för öppna chattrum där nya användare kan se chattloggen bakåt i tiden. Undvik långa mail trådar och långa maillistor. Uppmuntra till konversation i öppna kanaler istället för enskilda chattar. Då har alla samma förutsättningar att ta del av informationen, ingen hierarki eller approval chains för att få tillgång till infon (exempel på bra chattprogram Slack, hangouts, teams).
  • När en mötes medlem är remote, se till att alla deltagare ansluter sig till mötet på samma sätt via sin egen skärm. Bort med att koppla in en enskild person på en stor tv-skärm eller som ensam röst på en telefonkonferens modul i mitten av konferensrum bordet.
  • Personer som inte befinner sig på kontoret IRL utelämnas aldrig ur beslutsfattande diskussioner för att bli “inloopade senare” utan tas med direkt antingen via chat eller snabbt videomöte. (Tandem, teams, zoom är bra exempel på digitala verktyg)
  • Ledare bjuder in sina medarbetare till återkommande checkins för att försäkra sig själva och medarbetaren att de båda har samma bild över mål och deadlines. I samma möte kan medarbetaren redovisa vilken progress den har gjort sen föregående mötet.
  • Medarbetaren på distans skall jobba i ett tyst rum med stängd dörr för att synliggöra för sig själv att hen är på jobbet och minimera störningsmoment. 
  • Överkommunicera – marknadsteori kring kommunikation bygger på att folk behöver höra samma budskap minst 7 gånger innan de helt kan förstå det. Så om du känner att du över kommunicerar om något så gör du antagligen det bara precis tillräckligt.
  • Rätt digitala verktyg – samarbeta med din IT avdelning och köp in digitala verktyg så VPN, Chat, video, projektledning, dokumentation blir delbar, kollaborativ och går att ansluta sig till remote. 
  • Regelbundna “FaceTime” events – Remote företagen har regelbundna kickoffer i syfte att medarbetare ska träffas IRL för att underlätta kommunikationen digitalt i det dagliga arbetet. Fokus med kickofferna är att förbättra samarbetet snarare än att förmedla ny vision eller mål (detta tas istället på digitala möten)
  • Gemensamma arbetstider – Precis som många företag tillämpar kärnarbetstid vid flextid (tider då alla måste infinna sig på kontoret) har dessa företag också gemensamma kärn arbetstider för att underlätta snabb direkt kommunikation, då vet medarbetarna vilken förväntning som finns och kan planera sitt privata liv runt kärnarbetstiden.
  • Time management – Sätt tydliga riktlinjer för dig själv när du jobbar och när du lämnar jobbet. Strukturera din dag så du kan följa ditt tidsschema och se till att det lirar med företagets övergripande kärntid. Under kärntiden se till att du är tillgänglig för dina kollegor och lägg det arbete som kräver koncentration utanför kärntiden.

Nyckeln till att skapa väl fungerande arbetslag (på distans eller IRL) är att ha tydliga projektmål och problem att enas kring, att ha en stark relation till dina lagkamrater och att du känner att du kan vara ditt sanna jag på din arbetsplats. För arbetslag på distans sätter detta ännu större krav på att skapa regelbundna träffar IRL som innehåller både “fun and work” i syfte att lära känna varandra på djupet. Stark relation till dina kollegor och trygghet i att visa sitt sanna jag i arbetsrollen är kvittot på om du lyckats skapa en bra kultur i din organisation. 

Vi har nu mest varit inne på snabba “quick fixes” som går enkelt att applicera för att kunna fortsätta jobba remote och bibehålla/förbättra produktiviteten i din organisation. Vi kommer skriva ytterligare artiklar som mer går på djupet i hur du bygger en lönsam kultur och högt engagemang hos dina medarbetare på distans. Informationen till ovan artikel är hämtad från följande artiklar ifall du själv vill läsa mer om vad som gör remote företag produktiva.