Gemensam kultur remote – är det ens möjligt?

Går det att skapa en gemensam kultur och engagerade medarbetare när alla interaktioner sker digitalt? Flertalet nya digitala tjänster är skapade av organisationer där alla jobbar remote. Trello, Scrive, GitLab, Zapier, Tandem och många många fler är exempel på lönsamma företag vars medarbetare jobbar helt remote. Nedan kommer jag djupdyka i “Hur” medarbetarna samarbetar med varandra för att skapa en så inkluderande och samarbetsvillig organisation trots att ledare och medarbetare inte ser varandra fysiskt.

Glassdoor är ett socialt community som anonymt beskriver hur insidan ser ut på företag och organisationer. Datan kommer från bolagens egna anställdas omdöme om arbetsplatsen. Just nu är siten mest populär i USA men fler europeiska storbolag har fått egna sidor (kanske finns ditt bolag med?). Baserat på sin egen data har Glassdoor skapat en ranking på de top 13 remote företagen att söka anställning hos just nu. Jag har analyserat omdömena hos dessa arbetsgivare för att se likheterna i de kulturella beteenden som dessa har och som medarbetarna värdesätter vilket i sin tur ger ett högt score på Glassdoors sida. 

De återkommande kulturella beteenden hos dessa remote företag är följande:

  • De får samtliga anställda att jobba mot samma konkreta och tydliga gemensamma mål.
  • De eftersträvar dynamik och snabbhet i beslut.
  • Alla beslut fattas efter ett datadrivet underlag baserat på A/B test eller ROI estimat för att minimera intern politik.
  • Informationsutbytet är transparent all kommunikation är fri och öppen. De använder öppna kanaler chatprogram före emails så alla får tillgång till samma information samtidigt. De har många öppna chattkanaler för andra ämnen än jobbrelaterade uppgifter.
  • De interna processerna är smidiga och enkla och har som syfte att minimera intern byråkrati.
  • Anställda fostras i autonomitet och självledarskap och ledarna fostras i att undvika micromanagement och resultatfokus utan uppmuntras till att arbeta processtyrt och coacha medarbetare.
  • Ledarna förmedlar hög grad av tillit till sina medarbetare och medarbetare känner att de värdesätts och får bidra utanför sin egen roll.

Den gemensamma nämnaren i dessa kulturella beteendena är Tillit. Utan tillit i en organisation uppstår två problem. Ett att ledarna faller tillbaka till ett kontrollerande “micromanagment” ledarskap. Två att medarbetare bränner ut sig själva i syfte att berättiga sin egna existens och leveransförmåga. När alla dessutom befinner sig på olika fysiska platser är det lätt att undanhålla information eller inte ge tillräckligt med context för beslut vilket skapar mindre tillit i organisationen och samarbetet fungerar ännu sämre än tidigare. Genom att se till att över kommunicera och ge hela kontexten till beslut så minimeras överraskningar. Vill du skapa hög tillit så måste du minimera överraskning momenten för medarbetarna. 

Hur lyckas remote företagen öka tilliten i sin organisation?

De lägger stor vikt på att alla medarbetare skall lära känna varandra på djupet. Ju mer du känner någon desto mer litar du på personen ifråga. Därför är sociala aktiviteter högsta prioritet och öppna kanaler i chatten med fokus på annat än arbete regelbundna inslag hos dessa bolag. Ju mer tid du som medarbetare kan lägga på att ha en skämtsam konversation med dina kollegor desto lättare kommer det bli att för första gången logga in på videomöte med ditt team och tillsammans lösa en komplex jobbfråga. Aktiviteten i de kanaler som inte diskuterar jobbrelaterade frågor får inte ses som något negativt ur produktivitetsynpunkt, tvärtom det är ett sätt att lära känna dina kollegor bättre så att du litar på dem mer inför kommande jobbsituationer. 

Tydliga mål och förväntningar på dina medarbetare ökar också tilliten inom organisationen. Värt att tänka på är att du som ledare kommer behöva ha fler återkommande “check-ins” så båda parter förstår vilka förväntningar och mål som ska uppfyllas för nya medarbetare. För medarbetare som jobbat längre kan “check-ins” fasas ut och upprepas mer sällan i takt med att förtroendet ökar. 

Tillit är också viktigt i rekryteringsarbetet, där det är av yttersta vikt att förmedla till kandidater vilken problemställning som de förväntas lösa hos sin nya arbetsgivare. Du vill ju helst rekrytera de kandidater som vill vara delaktiga i uppfyllandet av affärsmålen och visionen snarare än de kandidater som väljer företaget pga att ni erbjuder pingisbord eller ölkyl. Det ska ju snarare bara ses som grädden på moset! Eftersom den mesta delen av tiden så kommer jobbet vara just jobb och då är det viktigt att det är just arbetsuppgifterna som känns givande för medarbetaren för att upprätthålla motivationen hos denne. 

En annan stor utmaning när det kommer till att öka tilliten i en remote organisation är att du inte längre har fysisk vy över dina teammedlemmarnas fysiska och psykiska mående. Här behöver du som ledare använda andra verktyg för att få information om hur din personal mår. Här är det viktigt med återkommande avstämningar där du vågar fråga på djupet om medarbetarnas hälsa och att du som ledare vågar bjuda in medarbetaren till hur du mår. Det är också viktigt att i alla beslut kommunicera VARFÖR, HUR OCH VAD som låg till grund för beslutet. Upprepa tills du själv inte orkar mer för att bli säker på att budskapet gått fram. Se till att det finns tid och utrymme att ha djupgående diskussioner efter alla informationsmöten, för att uppmuntra till kunskapsdelning mellan medarbetare och öka förståelsen mellan olika funktioner. Skicka också gärna ut en kortare enkät för att säkerställa att alla tog till sig informationen och fick samma förståelse. Det kan enkelt göras med olika digitala verktyg som Officevibe tex.

Att olika funktioner och även medarbetare får ett silobeteende och bara ser till sina egna problemområden och glömmer bort resterande funktioner och kollegor är vanlig i alla organisationer distans eller icke. Dock löper remote organisationer högre risk att snabbare utveckla silobeteenden hos medarbetarna i och med att de informella mötesplatserna är minimala och endast sker digitalt. För att motverka silobeteenden är det viktigt att skapa möjligheter för cross funktionella mötesplatser som exempelvis öppna chattrum, eller grupp problemlösningsövningar på återkommande basis. Ju mer tillit desto mer naturligt kommer det att vara att dela med sig av sin information till andra, viktigt då är att erbjuda möjligheter och kanaler där utbytet kan ske.

Ovan har vi skrapat på ytan i vad som gör remote företag annorlunda och fortsatt produktiva. För att gå mer på djupet kommer vi intervjua medarbetare och ledare på olika remote företag inom olika branscher och ställa frågor kring vilka kulturella beteenden som uppmuntras och hur de kommunicerar med sina medarbetare. Vi hoppas att detta kommer ge dig inspiration till att våga fortsätta jobba på distans även efter corona. 

Vi har hämtat information till artikeln ovan från följande artiklar ifall du själv vill läsa mer om att bygga framgångsrik kultur på distans: